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  • 바람직한 거래처 관리 방법
    2021년 NEW FINACE 2021. 12. 4. 16:18

    여러분은 현재 몇 곳의 기업과

    거래하시나요?

    거래처는 회사의 역사와

    함께했다고 해도

    과언은 아닐 것입니다. 그런데요.

    과연 오랫동안 한 기업과

    거래하는 것이 좋을까요?

    현장에서 다양한 기업을 지켜본 결과,

    비용이 과다하게 지출되는 등

    여러 문제점이

    발생한다는 것을 알았습니다.

    그래서 오늘은

    '오랜 거래 관계' 속에서

    일어날 수 있는 문제와

    그 해결 방법을 살펴보려 합니다.

     

    정확한 계약서 작성

    ‘기업 거래의 60~80%는

    계약서를 기초로 이뤄진다.

    계약서를 정확히 작성하고 잘 지키면,

    계약 관리에 따른 비용을

    33~41% 줄일 수 있다.

    이는 기업 전체

    연간 비용의 2%에

    해당되는 금액이다’라는

    보고서가 있는데요.

    계약서 관리가 기업 경영에서

    얼마나 중요한지를 알려주고 있습니다.

    보통 계약서 앞서 기업은

    가격 및 수량, 거래 조건 등을

    수차례 검토합니다.

    그 후 서로 조건이 맞으면

    계약을 진행하죠.

    문제는 계약 이후입니다.

    계약 내용이 변경되거나

    계약 만료 시, 갱신 여부 등의

    계약서 관리를 소홀히 하게 되는데요.

    이러한 부분들이 비용 절감의

    걸림돌로 작용합니다.

     

    계약서 일원화

    그럼, 어떻게 해야 할까요?

    먼저, 계약서부터 일원화시켜야 합니다.

    최종 거래조건이 합의된 후

    작성하는 계약서는 초안 작성부터

    계약 날인 및 관리, 폐기까지

    일원화돼야 합니다.

    그 이유는 비용 절감 시,

    가장 먼저 계약서 현황부터

    파악하기 때문입니다.

    만약 계약서 관리가 부실하거나

    일원화되지 않았다면,

    계약서 내용을 혼동하게 되고요.

    또 각 팀에서 최종계약서를

    각각 관리하는 경우가 많아서

    분실되기도 합니다.

    따라서 계약서는

    최초 작성부터 폐기때까지의

    과정이 담긴

    '계약관리 프로세스'를 정립하고,

    '전담부서제'를 운영하거나,

    '정/부 계약 관리 책임자'를 지정해

    체계적으로 관리해야

    효과적인 비용 절감이 가능해집니다.

     

    또한, '계약만료시점'을

    자주 확인해야 합니다.

    '계약만료시점'이 중요한 이유는

    현재 서비스를 평가하여,

    기존 가격을 포함한 다양한 조건에 대해

    재협상할 수 있는

    최적의 타이밍이기 때문입니다.

    따라서 서비스별로 제각각인

    계약만기일을

    서비스 종류별로 구분한 후,

    이것을 월별 또는 분기별로

    일괄 정리 및 통일시키면

    계약만료시점을

    쉽게 확인 및 관리할 수 있습니다.

    여기서 '기업계약관리솔루션(ECM)'을

    도입하는 것도 매우 유용합니다.

    회사 내 계약 관리 업무를

    더 쉽고 빠르게, 체계적으로 관리하여,

    업무 효율성을

    크게 높일 수 있기 때문입니다.

     

    거래처 정기 점검

    계약서 점검이 끝났다면,

    곧바로 거래처를

    정기적으로 점검하는 것이 중요합니다.

    보통 잘 안다고 생각하지만

    실천하기가 쉽지 않은 부분이기도 한데요.

    먼저, ‘공급사 정례 평가제’를

    도입하는 것이 필요합니다.

    '거래 관계'가 오래될수록

    실무 담당자는 익숙하고

    편한 것만 찾게 되는데요.

    공급업체나 서비스 가격에 대해

    평가를 소홀히 하거나,

    초기 거래 관행만 답습하는 등

    습관적으로 업무를 처리해,

    업무의 효율성이 떨어지는 경우가

    종종 발생합니다.

    따라서 반기나 연간 단위로

    서비스별 활용도, 가격,

    품질, A/S 만족도 등의

    내부 자료를 분석하고요.

    외부 시장과 비교하여

    자사의 서비스별 선정 기준을 정해서

    정례 평가에 활용한 후,

    불필요하거나 낮은 이용률의

    서비스에 대해선 통폐합해

    운영하는 것이 중요합니다.

     

    더불어, 거래처의 기기관리 솔루션도

    적극 활용해야 합니다.

    공급사의 기본 관리부터

    필요에 따라 다양한 기능을 갖춘

    범용 관리까지

    적극 활용할 수 있는

    솔루션을 활용함으로써,

    회사자산을 효과적으로

    관리하는 것을 물론

    업무 효율성도

    높일 수 있기 때문입니다.

    읽어주셔서 감사합니다.

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