비용 효율화 프로젝트 사례 소개

임대 노트북

A사의

'사내 비용 효율화 프로젝트' 사례를

소개하겠습니다.

A사의 비용 절감 대상 중 하나가 바로,

'임직원 300대의

임대 노트북'이었습니다,

외부 프로젝트가 많은 A사는

직원의 80% 이상이

노트북을 사용했는데요,

7년 전부터는 전문업체를 통해

300대의 노트북을 임대해 사용했고,

연간 1억 5,000만 원 가량의

비용이 지출되었습니다.

임원진들은 과다 비용 때문에

계속 고민이 많았는데요.

진단 결과, 계약서 관리나

만기 시 점검을 제대로 한 적이 없어

타사보다 20% 이상

높은 임대비용이 지출되고 있었고요.

또, 비용 청구와 결제에도

오류가 발생하였습니다.

 

A사는 첫 거래부터 임대업체에서

수기방식으로

거래내역서를 받곤 했는데요.

특히, 오랜 거래 속에서

한 업체만을 신뢰했기에

정산 담당자는 별다른 주의 없이

습관적으로 비용을 처리해왔습니다.

하지만, 연간 거래 내역을

재점검하니 청구 내역 중

3개월분의 할인율이 잘못 적용되었고,

그 결과 총 800만 원이

과다 청구된 것입니다.

 

정례 평가제와 관리 솔루션

즉각 A사는 외부 자문 등을 통해

'정례 평가제'와

'관리 솔루션'을 도입했는데요.

임대 노트북은 '느려서 업무가 불편'이라는

임직원의 요구에 따라

현재보다 20% 빠른 노트북을

도입하기로 했고요,

총 5개 업체에

RFQ(Request for Quotation)를 보내서

신규 업체를 선정했습니다.

그뿐만 아니라

신규 렌털사가 제공한 '관리 솔루션'으로

노트북의 모델과 사양,

렌탈료를 실시간으로 파악하고

A/S 신청과 간단한 오류는

원격으로 쉽게 해결하였습니다.

 

결과

결과는 어땠을까요?

A사는 노트북 임대비를

연간 1억 5천만 원에서

1억 2천만 원으로

20%가량을 단기에 절감할 수 있었고요,

기기 관리 솔루션을 통해서도

비용 청구상의 오류를

쉽게 잡아낼 수 있었습니다.

 

속담에 이런 말이 있습니다.

"장맛은 오래 묵을수록 좋다"라는 말인데요,

이 속담이 기업 경영에서

반드시 적용되는 것은 아니라고 생각됩니다.

의외로 많은 기업이

‘오랫동안 거래했으니

알아서 잘하겠지’라며

믿고 거래하기 때문인데요.

오랜 거래처는 그 나름의 장점만큼이나,

더욱 꼼꼼히 살펴봐야 할 때도

많다는 사실을 기억하시길 바랍니다.

계약서 관리나

정기적인 업체 평가를 통해

'적당한 긴장 관계'를 유지할 때

여러분의 기업은,

그리고 경영은 더욱더

건강해질 수 있습니다.

꼭 이 점에 유의해

경영에 임하시길 바랍니다.

읽어주셔서 감사합니다.